Repenser notre gestion du temps au travail : Appliquer le principe 80/20 en faisant mieux avec moins.
- Laurie Croteau
- 11 juin
- 3 min de lecture
Pour quoi repenser notre gestion du temps?
Dans plusieurs milieux de travail, les journées se remplissent rapidement de réunions, de suivis, de tâches administratives et de courriels sans fin... Pourtant, à la fin de la semaine, il est fréquent de se demander si l’on a vraiment avancé sur ce qui compte.
Le principe 80/20, aussi connu comme la loi de Pareto, popularisé par Richard Koch, propose une approche simple et stratégique : 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts.
Appliqué à la gestion du temps, ce principe nous invite à identifier les quelques tâches ou décisions qui ont réellement un impact significatif, et à concentrer nos énergies là où elles comptent.
1. Faire un diagnostic de ses activités : Avant d’améliorer votre gestion du temps, il faut d’abord comprendre où il va réellement.
Étapes concrètes :
Pendant une semaine, notez les tâches que vous réalisez chaque jour.
Identifiez lesquelles vous rapprochent de vos objectifs (livrables, dossiers stratégiques, contribution d’équipe).
Repérez les tâches qui prennent beaucoup de temps sans créer de valeur réelle (réunions sans décisions, courriels répétitifs, interventions de dernier recours évitables).
À la fin de l’exercice, conservez et priorisez les activités à forte valeur ajoutée. Évaluez les autres : pouvez-vous les simplifier, les automatiser ou les déléguer?
2. Bloquer du temps de qualité dans l’agenda : Le temps de réflexion et de gestion proactive est souvent grugé par l’urgence du quotidien. Pourtant, ce temps est essentiel...
Bonnes pratiques :
Réservez dans votre calendrier des blocs de 30 à 90 minutes pour les tâches à fort impact (préparation stratégique, rencontres clés, rédaction de livrables).
Protégez ces périodes comme des rendez-vous incontournables.
Réduisez les interruptions pendant ces plages horaires (désactivation des notifications, porte fermée, messagerie absente).
3. Regrouper et structurer les tâches récurrentes : Enchaîner des tâches de nature différente est coûteux sur le plan cognitif. Il est plus efficace de regrouper les tâches similaires.
Suggestions concrètes :
Planifiez vos appels ou vos suivis téléphoniques dans un créneau précis.
Traitez vos courriels à deux ou trois moments définis dans la journée.
Préparez vos rencontres de la semaine en une seule séance plutôt que de les préparer séparément.
4. Réviser la tenue des réunions : Les rencontres professionnelles sont essentielles… si elles sont bien structurées. Trop de réunions deviennent un obstacle à la performance lorsqu’elles manquent de clarté ou de pertinence.
À mettre en place :
Un ordre du jour transmis à l’avance.
Une durée fixe, avec un objectif précis.
Une prise de notes décisionnelle avec répartition des responsabilités.
Une évaluation régulière de la pertinence des rencontres récurrentes.
5. Déléguer de façon ciblée : L’un des freins fréquents à l’application du principe 80/20 est la difficulté à déléguer. Pourtant, déléguer permet de libérer du temps pour les activités à forte valeur ajoutée.
Stratégies efficaces :
Identifiez les tâches qui peuvent être réalisées par d’autres membres de l’équipe.
Clarifiez les attentes et les livrables attendus.
Offrez un soutien initial, mais évitez de reprendre la tâche par la suite.
Acceptez que le résultat soit différent, mais conforme.
6. Optimiser sa communication : Les professionnels passent beaucoup de temps à répondre à des messages ou à chercher de l’information. Une communication mieux structurée permet de gagner en efficacité.
Exemples d’optimisation :
Centraliser les demandes dans un outil unique (ex. : une plateforme collaborative ou un système de billets).
Utiliser des modèles de réponse pour les questions fréquentes.
Clarifier les canaux à utiliser selon le type de demande (urgence, suivi, partage d’information).
7. Intégrer le principe 80/20 dans la planification individuelle et d’équipe : Enfin, que vous soyez gestionnaire ou professionnel, ce principe peut orienter vos décisions hebdomadaires.
Application concrète :
Chaque lundi, identifiez deux ou trois tâches ou objectifs qui, s’ils sont réalisés, feront réellement avancer vos dossiers.
Réduisez la dispersion en évitant d’ouvrir trop de fronts en parallèle.
Priorisez l’achèvement de ces tâches avant d’en ajouter d’autres.
En conclusion
Le principe 80/20 ne propose pas de travailler plus vite, ni même de travailler plus. Il invite plutôt à travailler de façon plus stratégique, en distinguant ce qui est essentiel de ce qui est accessoire. Que vous soyez gestionnaire d’équipe ou professionnel autonome, ce principe vous permet de :
Clarifier vos priorités.
Alléger votre charge mentale.
Mieux utiliser vos compétences.
Augmenter votre valeur ajoutée dans l’organisation.
Appliqué de façon rigoureuse et progressive, il peut transformer non seulement votre façon de travailler, mais aussi celle de toute une organisation !
